Wettelijke verplichtingen - Tennis en Padel Vlaanderen
Wettelijke verplichtingen
Ontdek hieronder hoe we je club kunnen ondersteunen op vlak van de wettelijke verplichtingen. Toch nog vragen? Of wil je een clubbezoek inplannen? Neem gerust contact op met Dirk Deldaele via dirk.deldaele@tennisenpadelvlaanderen.be of 0473 32 31 84.
GDPR-privacy richtlijnen
Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe GDPR-privacywetgeving van kracht. Omdat je als club persoonsgegevens (van leden, ex-leden, deelnemers, vrijwilligers, relaties, …) verwerkt is deze GDPR-wetgeving ook van toepassing op elke tennis- en padelclub, De persoonsgegevens (adres, GSM, email, …) moeten standaard beschermd worden tegen oneigenlijk gebruik. Als beheerder van persoonsbestanden ben je verplicht:
- Een analyse te maken van het beheer van de persoonsbestanden waarover je als club beschikt en dit vast te leggen in een dataregister;
- Te handelen conform de nieuwe privacywetgeving en dit ook vast te leggen in de nodige privacy-verklaringen (en deze te communiceren naar de betrokkenen);
- De nodige garanties te hebben of te maken met instanties die jullie persoonsbestanden op de een of andere manier in handen krijgen (o.a. wijzelf als koepelfederatie, maar ook de tennisschool, de cafetaria-uitbater, …);
- Eventuele datalekken binnen strikte termijnen aan de officiële instanties te melden (a.d.h.v. een geijkt document), op straffe van boetes.
UBO-register
Alle VZW's zijn net als de vennootschappen (BV, BVBA, NV, CVBA, …) verplicht het UBO-register van de club online in te vullen. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners, de uiteindelijke begunstigden van de VZW. Voor een VZW zijn dit de leden van het bestuursorgaan en eventueel alle anderen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen en/of belast zijn met het dagelijks bestuur of uiteindelijk zeggenschap hebben over de VZW.
Wat moet worden opgegeven van deze personen: geboortedatum, rijksregisternummer, de UBO-categorie van deze persoon (zie zin hiervoor), de start- en einddatum ervan en een scan van de betreffende publicatie in het Staatsblad.
De registratie van deze gegevens dient te gebeuren door een bij de overheid geregistreerde wettelijke gevolmachtigde met zijn/haar e-ID via de online MyMinFin-portaal. Volg de beschikbare handleiding (p.14 e.v.).
Elke latere wijziging aan deze lijst (bijvb. n.a.v. bestuurswissel bekrachtigd op de Algemene Vergadering) moet binnen de maand worden ingegeven. Neem dit dus best ook op in de jaarlijkse TO DO-lijst van de club. Vergeet hierbij niet dat ook de bewijsstukken die aantonen dat de informatie in het register juist is (bijvb. benoemingsbesluit van de bestuurders, statuten, aandelenregister, notariële akte, …) online mee moeten worden geüpload.
PS: Deze wettelijke verplichting (dd. 18/09/2017) werd opgelegd om het witwassen van geld en financiering van terroristisme tegen te gaan. Verzaken aan deze plicht kan worden bestraft met boetes tot € 50.000. De eerste boetes werden ondertussen uitgeschreven aan nalatige sportclubs. Doen wat nodig is, is dus de boodschap!
Wat moet worden opgegeven van deze personen: geboortedatum, rijksregisternummer, de UBO-categorie van deze persoon (zie zin hiervoor), de start- en einddatum ervan en een scan van de betreffende publicatie in het Staatsblad.
De registratie van deze gegevens dient te gebeuren door een bij de overheid geregistreerde wettelijke gevolmachtigde met zijn/haar e-ID via de online MyMinFin-portaal. Volg de beschikbare handleiding (p.14 e.v.).
Elke latere wijziging aan deze lijst (bijvb. n.a.v. bestuurswissel bekrachtigd op de Algemene Vergadering) moet binnen de maand worden ingegeven. Neem dit dus best ook op in de jaarlijkse TO DO-lijst van de club. Vergeet hierbij niet dat ook de bewijsstukken die aantonen dat de informatie in het register juist is (bijvb. benoemingsbesluit van de bestuurders, statuten, aandelenregister, notariële akte, …) online mee moeten worden geüpload.
PS: Deze wettelijke verplichting (dd. 18/09/2017) werd opgelegd om het witwassen van geld en financiering van terroristisme tegen te gaan. Verzaken aan deze plicht kan worden bestraft met boetes tot € 50.000. De eerste boetes werden ondertussen uitgeschreven aan nalatige sportclubs. Doen wat nodig is, is dus de boodschap!
Juridisch-fiscale aspecten van de clubstructuur
De tennis- of padelclub kan meer zijn dan een loutere gemengde btw-plichtige VZW-structuur. Zeker grotere clubs hebben meerdere deelstructuren, al dan niet een bovenliggende patrimoniumvennootschap, al dan niet een aparte tennisschool, al dan niet een aparte cafetaria-uitbating. Wat zijn de pro's en de contra's? Welke btw-wetgeving en -aspecten spelen er? Hoe kunnen btw-lekken maximaal worden vermeden?
Contacteer dirk.deldaele@tennisenpadelvlaanderen.be om de eigen situatie te bespreken en te bekijken welke stappen zouden kunnen worden genomen om de structuur te optimaliseren.
Contacteer dirk.deldaele@tennisenpadelvlaanderen.be om de eigen situatie te bespreken en te bekijken welke stappen zouden kunnen worden genomen om de structuur te optimaliseren.
Vergoeding vrijwilligers
De overheid heeft twee systemen gecreëerd om niet-professionele medewerkers in de sport op een fiscaal gunstige manier te vergoeden:
- Forfaitaire en reële onkostenvergoeding voor vrijwilligers
- Vergoeding van verenigingswerk
Grensoverschrijdende gedrag
Grensoverschrijdend gedrag (ongewenste intimiteiten, verbale of fysieke agressie, racisme, …) kan zich voordoen in alle geledingen van de maatschappij, dus ook binnen onze sport en sportclubs. Als Tennis en Padel Vlaanderen willen we samen met de clubs bij deze onze verantwoordelijkheid opnemen.
Op basis van input van de overheid en een gedegen analyse, stellen wij voor om volgend actieplan op de club uit te rollen:
Clubs die grondig werk willen maken van een gezond en proactief beleid m.b.t. grensoverschrijdend gedrag kunnen (gratis) een workshop van 2u aanvragen. Deze workshop wordt gegeven door de integrity manager van Tennis en Padel Vlaanderen (Dirk Deldaele) en bespreekt de grootste problematieken in dit verband en welk beleid je errond kunt uitbouwen als club. De workshop gaat ook in op de praktische aanpak bij concrete feiten van grensoverschrijdend gedrag (handelingsprotocol). De workshop is aanbevolen voor clubbestuurders, de club-A.P.I. (Aanspreekpunt Integriteit), de hoofdtrainer, … (4 à 10 personen). Geïnteresseerden dienen contact op te nemen met dirk.deldaele@tennisenpadelvlaanderen.be.
Uittreksel strafregister werken met minderjarigen - wettelijke verplichting vanaf 2023!
Er is een nieuw decreet van kracht ter bestrijding van zedenfeiten met minderjarigen binnen de sport. Wanneer iemand (zeden)feiten op zijn/haar uittreksel uit het strafregister heeft staan, moet je als sportorganisatie oordelen of dit een reden is om iemand als jeugdbegeleider al dan niet te weigeren. Deze maatregel is tevens een intern en extern signaal dat je als organisatie een veilig en ethisch sportklimaat belangrijk vindt.
De criteria voor de controle van het uittreksel uit het strafregister zijn de volgende:
Wensen jullie al dan niet aanvullend op jullie eigen Aanspreekpunt Integriteit en het Meldpunt van de federatie ook het Vlaams meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag promoten, gebruik dan het ‘campagnemateriaal van het Vlaams meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag’.
Op basis van input van de overheid en een gedegen analyse, stellen wij voor om volgend actieplan op de club uit te rollen:
- Zorg voor een sensibilisering via de clubwebsite, de infobrochure, een contactmoment, …;
- Neem een specifiek artikel op in het Intern Reglement van de club;
- Duid als club een aanspreekpunt integriteit (A.P.I.) en een ondersteunend ethisch adviesorgaan aan;
- Werf zorgvuldig trainers aan en neem een clausule op in de afsprakennota (of contract) met de tennisschool/lesgevers;
- Zorg voor een ethisch gezonde cultuur en leefomgeving in de club.
- Meer info en hapklaar materiaal m.b.t. de 5 hiervoor vermelde actiepunten.
- Handelingsprotocol (seksueel) grensoverschrijdend gedrag voor het Aanspreekpunt Integriteit (A.P.I.) van de club.
- Draaiboek sport uittreksel strafregister
- Good practices van basiscommunicatie i.v.m. grensoverschrijdend gedrag en API op clubs.
Clubs die grondig werk willen maken van een gezond en proactief beleid m.b.t. grensoverschrijdend gedrag kunnen (gratis) een workshop van 2u aanvragen. Deze workshop wordt gegeven door de integrity manager van Tennis en Padel Vlaanderen (Dirk Deldaele) en bespreekt de grootste problematieken in dit verband en welk beleid je errond kunt uitbouwen als club. De workshop gaat ook in op de praktische aanpak bij concrete feiten van grensoverschrijdend gedrag (handelingsprotocol). De workshop is aanbevolen voor clubbestuurders, de club-A.P.I. (Aanspreekpunt Integriteit), de hoofdtrainer, … (4 à 10 personen). Geïnteresseerden dienen contact op te nemen met dirk.deldaele@tennisenpadelvlaanderen.be.
Uittreksel strafregister werken met minderjarigen - wettelijke verplichting vanaf 2023!
Er is een nieuw decreet van kracht ter bestrijding van zedenfeiten met minderjarigen binnen de sport. Wanneer iemand (zeden)feiten op zijn/haar uittreksel uit het strafregister heeft staan, moet je als sportorganisatie oordelen of dit een reden is om iemand als jeugdbegeleider al dan niet te weigeren. Deze maatregel is tevens een intern en extern signaal dat je als organisatie een veilig en ethisch sportklimaat belangrijk vindt.
De criteria voor de controle van het uittreksel uit het strafregister zijn de volgende:
- De begeleider is zelf meerderjarig;
- De begeleider heeft op structurele (intensieve) basis rechtstreeks contact met één of meerdere minderjarigen;
- De begeleider wordt aangesteld d.m.v. een overeenkomst, vrijwilligerscontract of eenzijdige benoeming;
- De controle gebeurt telkens (net) vóór de effectieve aanstelling voor een nieuwe periode, dus bijvb. niet binnen een lopend (meerjaren-) contract of bij een ruimere groep sollicitanten;
- Het uittreksel ‘Model 596.2 minderjarigenmodel’ is max. 1 maand oud en mag max. 1 maal per jaar worden opgevraagd, tenzij er meldingen zijn van onaanvaardbare veroordelingen;
- Voor buitenlanders mag een gelijkaardig attest worden aanvaard;
- Het uittreksel kan de gemandateerde enkel inkijken, best fysiek in aanwezigheid van de begeleider, ofwel beveiligd digitaal (bijvb. tool https://onetimesecret.com);
- Enkel de datum van de controle mag worden geregistreerd en bewaard, niet het uittreksel zelf en een eventuele vermelding op het uittreksel;
- Het controlemandaat wordt best beperkt tot één persoon die discreet, vertrouwelijk en verantwoordelijk kan en moet handelen;
- De beoordeling dient te gebeuren volgens de richtlijnen uit het draaiboek sport, Hfdst. 8;
- Deze controle moet worden opgenomen in de privacyverklaring en het verwerkingsregister van de organisatie.
Wensen jullie al dan niet aanvullend op jullie eigen Aanspreekpunt Integriteit en het Meldpunt van de federatie ook het Vlaams meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag promoten, gebruik dan het ‘campagnemateriaal van het Vlaams meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag’.
Heb je nog vragen?
elit@tennisenpadelvlaanderen.be of 02 548 03 00